Δείτε πως η Οργάνωση της Επιχείρησης από θεωρία, ISO, ευχές και ... παραινέσεις μπορεί να γίνει πράξη.


 

Αρχικά θα πρέπει κάθε συνεργάτης της επιχείρησης να διαθέτει έναν κατάλογο Εργασιών μπροστά του ενημερωμένο αυτόματα με την τρέχουσα κατάσταση. Οι εργασίες αυτές θα πρέπει να περιέχουν εργασίες από κάθε δυνατή "πηγή" και να μπορούν να ταξινομηθούν με βάση την ημερομηνία που πρέπει να παραδοθούν ή την ημερομηνία που πρέπει να ξεκινήσουν. Σε περίπτωση που υπάρχει καθυστέρηση στην περάτωσή-τους, αυτόματα, θα πρέπει να υπάρχει ειδοποίηση προς τον συνεργάτη αλλά και τον αναθέτοντα την εργασία.

Αυτός ο κατάλογος Εργασιών υπάρχει στο kosmos AutoPilot και ενημερώνεται αυτόματα από τις εξής πηγές:

Εργασίες από το Πλάνο Ενεργειών (Action Plan)
Εργασίες από βήματα Διαδικασιών (Business Process Management)
Ενημερώσεις από Διαδικασίες ή το Σύστημα Προειδοποίησης (Business Activity Monitoring)
Συμμετοχή σε Συσκέψεις (Meeting) που πρέπει να επιβεβαιώσει
Συσκέψεις στις οποίες πρέπει να παρευρευθεί
Συζητήσεις (Forum/Chat) στις οποίες συμμετέχει και είναι "ανοικτές"
Απλές εργασίες ανάθεσης ή αυτοοργάνωσης (Tasks)
Απλά ραντεβού αυτοοργάνωσης
Έγγραφα που του έστειλαν να δει
Αδιάβαστο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο


 

Αναλύοντας περισσότερο...

Το Πλάνο Ενεργειών (Action Plan) περιέχει τις ενέργειες που απαιτούνται για να επιτευχθούν οι στόχοι της διοίκησης για το τρέχον ή και τα επόμενα έτη. Θα πρέπει λοιπόν να υπάρχει κεντρική διαχείριση αυτών των ενεργειών (και της ανάλυσής-τους στις τελικές εργασίες). Οι ενέργειες που περιγράφονται σε αυτό προωθούνται αυτόματα στους διευθυντές των τμημάτων και από εκεί στους συνεργάτες-τους. Σε κάθε Ενέργεια/Εργασία υπάρχει ο αναθέτων, ο υπεύθυνος εκτέλεσης και ίσως μια ομάδα υπ' αυτόν. Οι συνεργάτες αυτοί δεν είναι απαραίτητο να δίνονται ονομαστικά (Κώστας, χρηστός,..) αλλά με ρόλους από το Οργανόγραμμα της επιχείρησης (γενικός διευθυντής, βοηθός λογιστή,...). Οι συνεργάτες εκτελούν την εργασία με το να προσθέσουν Έγγραφα σε αυτήν, Δεδομένα (συγκεκριμένα στοιχειά) και απόψεις με Forum/Chat ή Συσκέψεις. Στις Εργασίες του αναθέτοντα, του υπεύθυνου και της ομάδας εμφανίζεται η εργασία και όλοι τους μπορούν να συμβάλλουν σε αυτήν. Μπορούν επίσης να υπάρχουν και παρακολουθούντες, αλλά αυτοί δεν έχουν δυνατότητα να επέμβουν.

Οι Διαδικασίες που "τρέχουν" μέσα στην επιχείρηση τηρούνται από το σύστημα Business Process Management χωρίς καμία απολύτως παρέκκλιση. Σύνθετες Διαδικασίες μπορούν να κωδικοποιηθούν και να "τρέξουν" όταν αυτό απαιτηθεί. Και σε αυτήν την περίπτωση τα διαδοχικά βήματα της διαδικασίας αναθέτουν εργασίες όχι μόνο ονομαστικά αλλά και με ρόλους από το Οργανόγραμμα της επιχείρησης. Κάθε βήμα της διαδικασίας "προωθεί" στον εκάστοτε χρήστη Έγγραφα ή Φόρμες του ERP προς συμπλήρωση. Ο χρήστης που είναι Διαχειριστής της Διαδικασίας μπορεί να δει ανά πάσα στιγμή "που βρίσκεται" η διαδικασία και ποιο είναι το ιστορικό των βημάτων που προηγήθηκαν. Όλα αυτά γίνονται αυτόματα. Κανείς δεν χρειάζεται να μεταφέρει έγγραφα, να ειδοποιήσει ή να δώσει οδηγίες και να απευθύνει παραινέσεις για τίποτα!

Οι Ενημερώσεις μπορούν να προέρχονται από Διαδικασίες. Για παράδειγμα ο διευθυντής πρόκειται να εγκρίνει ένα συμβόλαιο αλλά είναι πέμπτος στην σειρά "επεξεργασίας", παρόλα αυτά ζητά απλώς να το "βλέπει" από το πρώτο κιόλας βήμα. Ενημερώσεις μπορεί να παράξει και το σύστημα Business Activity Monitoring μπορούν να τεθούν ορισμένα μεγέθη υπό παρακολούθηση. Τα μεγέθη αυτά λαμβάνονται από την Βάση ή τις Βάσεις Δεδομένων της επιχείρησης. π.χ χρηματικά διαθέσιμα, καθυστερημένες στην εκτέλεση (κρίσιμες) εργασίες, πελάτες με ανοικτό υπόλοιπο πάνω απο όριο, εμπορεύματα που πρέπει οπωσδήποτε να πωληθούν/διατεθούν κ.τ.λ. Οι συναγερμοί αυτοί μπορούν να παράξουν τις ανάλογες αναφορές και να τις προωθήσουν στον υπεύθυνο συνεργάτη (στον κατάλογο Εργασιών του). Οι συναγερμοί αυτοί μπορούν να στείλουν mail και sms, αν αυτό είναι απαραίτητο.


 

Ορισμένοι χρήστες (γραμματείς;) μπορούν να οργανώνουν Συσκέψεις, αφού έχουν την δυνατότητα να δουν το Ημερολόγιο (στο σύνολο της επιχείρησης) Οι καλούμενοι πρώτα επιβεβαιώνουν (ή προτείνουν εναλλακτική ημερομηνία) από τις Εργασίες τους και κατόπιν λαμβάνουν στις Εργασίες την Σύσκεψη σαν επιβεβαιωμένο ραντεβού. Οι γραμματείς από την άλλη πλευρά, έως οτού πραγματοποιηθεί η Σύσκεψη, έχουν την οργάνωσή-της στις Εργασίες τους.

Οι Συζητήσεις μπορούν να ξεκινήσουν μέσα από μία εργασία του Πλάνου Ενεργειών (όπου αυτόματα προσκεκλημένοι είναι όλοι οι συμμετέχοντες στην εργασία). Μπορούν επίσης να ξεκινήσουν με έναν συνεργάτη της επιχείρησης. Σε κάθε περίπτωση κάθε "ανοικτή" Συζήτηση εμφανίζεται στις Εργασίες όσων συμμετέχουν. Οι Συζητήσεις αυτές φυλάσσονται στην Βάση Δεδομένων του συστήματος και μπορούν να διαρκέσουν μέρες (έως ο διοργανωτής τους να τις κλείσει)

Οι Απλές εργασίες (Tasks) μπορούν να ανατεθούν σε συνεργάτη ή από τον συνεργάτη στον ίδιο τον εαυτό του. Αυτές περιλαμβάνουν εργασίες που "περισσεύουν" ή είναι έκτακτες (δεν απεικονίζονται στο Πλάνο Ενεργειών ή στις Διαδικασίες). Εμφανίζονται στις Εργασίες και του αναθέτοντα και του υπόχρεου.

Τα Απλά ραντεβού περιλαμβάνουν τα ραντεβού που δεν μπορούν να περιληφθούν στις παραπάνω περιπτώσεις και τοποθετούνται από τον ίδιο τον συνεργάτη (ή από γραμματέα π.χ. τηλεφωνικό ραντεβού με κάποια "επαφή").

Η αποστολή Εγγράφων προς ενημέρωση περιλαμβάνει Έγγραφα των οποίων η "κυκλοφορία" δεν εντάσσεται στο σενάριο κάποιας Διαδικασίας. Το σύστημα περιλαμβάνει έναν πλήρη Διαχειριστή Εγγράφων (Document Manager). Ο κάθε χρήστης βλέπει τα Έγγραφα που του επιτρέπεται. Έχει την δυνατότητα να "στείλει" κάποιο από αυτά σε έναν ή περισσότερους συνεργάτες. Τα Έγγραφα αυτά εμφανίζονται στις Εργασίες των αντίστοιχων συνεργατών (Τα Έγγραφα δεν "μεταφέρονται" στους υπολογιστές των συνεργατών αλλά "συνδέονται" με το ένα και μοναδικό αντίγραφο στον server του kosmos AutoPilot). Σε αυτόν τον Διαχειριστή Εγγράφων κάθε Αρχείο, EMail ή Φόρμα του ERP θεωρούνται και είναι Έγγραφα. Τα Έγγραφα επίσης μπορούν να επισυναφθούν σε κάθε Φόρμα του ERP (του AutoERP που μπορεί να είναι εγκατεστημένο στην επιχείρηση)

Το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο λαμβάνεται αυτόματα, με συνεχή συγχρονισμό με τον Exchange Server ή μόνο το Outlook του συστήματος. Όσα από τα mail δεν έχουν ανοιχθεί κατευθύνονται στις Εργασίες του συνεργάτη. Εξαφανίζονται από εκεί με το πρώτο του άνοιγμα.